Reunionitis: acaba con las reuniones inservibles

En la rutina laboral es habitual encontrarnos con variaciones en nuestras agendas a causa de las reuniones, ya sea programadas, pero con reajustes de timings de último momento, o por ser totalmente improvisadas. ¿Cómo cumplimos entonces con nuestras previsiones y obligaciones?

Es común, sobre todo en los trabajos de oficina, dedicar mucho más tiempo del previsto a reuniones operativas, de estrategia, con proveedores o clientes, de equipo… y esto hace que la planificación prevista varíe constantemente. ¿Son necesarias todas las reuniones que se convocan? ¿Es indispensable nuestra presencia en todas ellas?

Deberíamos empezar a valorar la necesidad real de este tipo de reuniones y de todas las personas convocadas. Hay veces en que una reunión para presentar un proyecto concreto acaba acumulando más personas de las que realmente son necesarias, ya sea por la idea de que de algún modo u otro creemos que les puede aportar valor estar presentes en dicha reunión, como por simple interés en que todos conozcan y estén al día de ese proyecto. Pero ¿es la única forma eficaz de difundir información?

¿Cómo valorar la importancia de las reuniones de trabajo?

Seguro que más de una vez has sentido que tu empresa sufre “reunionitis”, aunque acabar con las interminables reuniones tiene solución. En un momento en el que el tiempo es el factor más valorado, tenemos que empezar a analizar los aspectos que hacen imprescindible una reunión y cómo organizarla para que sea lo más productiva posible:

Definir perfiles necesarios

No involucrar a gente que no esté implicada o no tenga relación directa con los efectos de la reunión. A éstas se las puede informar por otras vías y evitarles un episodio de “reunionitis” crónica.

Definir motivo de la reunión y objetivos

Comunicar claramente el porqué del encuentro para que todos sean conscientes y puedan prepararse.

Según la temática, puede que en algunos puntos sea necesaria la presencia de alguien concreto, pero no para la duración de toda la reunión. Entonces es aconsejable convocar solo el tiempo necesario a esa persona y liberarla una vez finalizado su tema de interés para que sea totalmente productiva su presencia.

Horario ajustado

Determinar muy bien el inicio y fin de la reunión y cumplirlo.

Preparar agenda

Definir los puntos a tratar para que todos los participantes estén bien informados.

Cumplir la convocatoria

Por respeto a los demás participantes y a su tiempo y organización, es importante ser puntual y cumplir con los horarios y agenda estipulada.

Datos y conclusiones

Compartirlos a posteriori para cerrar el motivo de la reunión.

Evita la reunionitis para equipos y proyectos productivos

Si cumplimos con todos los aspectos anteriormente mencionados, la reunión es una vía muy útil y eficaz para solucionar, mejorar u informar sobre proyectos, planes de acción o situaciones laborales. Por el contrario, si no podemos asegurar que se cumplan todos los hitos mencionados, podemos buscar otras vías de comunicación para estar seguros de ser efectivos, tanto nosotros mismos como con los demás. Por ejemplo: preparar un informe detallado y pedir feedback por email o solucionar dudas o informar con una breve llamada telefónica son algunos métodos infalibles para acabar con la “reunionitis”.