Offboarding, la última impresión también cuenta

La entrada y salida de trabajadores en las empresas es una constante, pero, aun así, no siempre se gestionan de la mejor manera. En los últimos años, hemos visto que se ha empezado a cuidar la etapa del onboarding cuando hay una incorporación, pero sigue sin prestarse especial atención al llamado offboarding.

El ciclo de la vida del empleado tiene fecha de inicio y de finalización, eso no es ningún secreto. Sin embargo, son muchas las empresas que actúan como si este desenlace no se fuera a producir, despreocupándose del proceso de desvinculación laboral de sus empleados/as hasta que se materializa. Y esto es una pena, ya que cuidar el offboarding puede evitar problemas operativos y ayuda a preparar mejor el futuro de la compañía.

Podríamos decir que este proceso es el punto final al camino que empieza con el onboarding. La idea no es otra que facilitar la salida al trabajador/a y conseguir que la empresa no solo acuse los cambios, sino que incluso salga reforzada de los mismos. Por supuesto, la anticipación y la buena voluntad por ambas partes son esenciales para el éxito del proceso. De hecho, la complejidad de este proceso puede depender de varios factores, como: la razón de la partida o el puesto que ocupara la persona.

Aunque es habitual plantear una comparación entre los procesos de onboarding y offboarding, la principal diferencia radica en que en el primer caso se tiende a priorizar la satisfacción del empleado/a mientras que en el segundo se pone el acento en el futuro de la empresa. Esto, sin embargo, no implica descuidar las necesidades del trabajador/a, ya que la empresa tendrá en cuenta su bienestar laboral hasta su salida.

La importancia de prestar atención al offboarding

Una buena comunicación entre la empresa y el/la empleado/a a desvincular es sustancial por varias razones. En primer lugar, esta persona seguirá representando a tu empresa allá donde vaya, lo cual quiere decir que tu empresa se convertirá en una referencia profesional para este exempleado/a. Por lo tanto, dejar una buena impresión es importante.

Además, no realizar un buen proceso de despido puede afectar de manera negativa en el ambiente de trabajo, ya que las personas que se quedan podrían percibir una imagen negativa de su propia empresa si ven que no se trata correctamente a la persona que se va.

Por último, un proceso offboarding bien organizado garantiza que todos los pasos se realizan correctamente y que no se olvida nada, evitando así problemas futuros.

Por lo tanto, crear un plan de offboarding es crucial. Aquí te dejamos los beneficios resumidos para que no tengas que pensártelo demasiado:

Da buena imagen a la empresa: un buen offboarding mejora la imagen de marca empleadora de la empresa, por lo que, contrariamente a lo que cabría pensar, puede ser útil para reforzar su capacidad de fidelización del talento. Además, terminar con una buena relación con tus exempleados/as es interesante, ya que nunca sabes cuándo vuestros caminos pueden volver a cruzarse.

Favorece una transición ordenada: un buen plan de offboarding permite una correcta reasignación de tareas, así como que la persona ayude y hasta pueda formar al sustituto.

Mantenimiento del buen clima laboral: una buena gestión de la partida de un/a compañero/a, permitirá que el clima laboral continúe siendo favorecedor. Por el contrario, si este no se siente a gusto, puede ser un foco de tensiones constante.

Evita posibles pérdidas financieras y mejora la gestión legal: sin un plan offboarding, se pueden cometer errores que pueden resultar en pagos innecesarios o en despidos improcedentes.

Permite obtener feedback: escuchar las razones de su partida o simplemente su opinión sincera acerca de la empresa y su funcionamiento, pueden ayudarte a mejorar en el futuro. Las personas que abandonan tu empresa son una fuente de información muy valiosa que no debes desaprovechar.

Cómo llevar a cabo un buen offboarding

Para empezar a desarrollar correctamente tus procesos offboarding, te dejo a continuación algunos puntos que no debes descuidar.

Planificar el offboarding

Como en cualquier proceso, la planificación es clave. Por eso, es interesante contar con una especie de checklist con todas las acciones que se deben llevar a cabo.

Reunir toda la documentación

Desde la carta de despido o de renuncia, pasando por todos los papeles relacionados con la seguridad social, hasta el contrato laboral. Pero, además, también es importante reunir todos los documentos que se han firmado a lo largo de la vida laboral para que el proceso sea del todo transparente.

Informar al equipo

Tanto si la decisión ha sido por parte tuya, de la empresa, o por parte del trabajador/a, es importante comunicarlo de manera adecuada al resto del equipo y no dejar que sean los rumores los que se encarguen de ello.

Informar a los clientes

Igual de importante será informar a los clientes o colaboradores externos con los que tenga contacto la persona que se va. Compartir esa información con los clientes les dará la certeza de que la compañía los considera importantes.

Reunir el material

El último día de trabajo del empleado, es importante garantizar que todos los objetos que sean propiedad de la empresa queden dentro del edificio. Esto incluye hardware (como ordenadores o teléfonos móviles), pero también hablamos de tarjetas de ingreso, llaves, permisos de aparcamiento, tarjetas de crédito a nombre de la compañía, entre otros objetos.

Realizar una entrevista de salida

La entrevista de salida es una conversación entre la empresa y el/la exempleado/a. En esta reunión, puedes escuchar atentamente los reclamos, si los hubiera, y opinión de esta persona para tomar mejores decisiones a futuro.

Despedida del empleado

Para demostrar gratitud y el aprecio a la persona que se va, se puede hacer un pequeño obsequio e incluso una pequeña fiesta en la que podrá participar el resto del equipo para despedirse.

Reasignar las tareas

Si a su partida no existe aún un sustituto, la empresa deberá reasignar todas sus tareas. Sin organización, esto podría convertirse en un verdadero dolor de cabeza.

Hacer un seguimiento

Uno de los aspectos centrales del offboarding es la realización de un seguimiento del exempleado, manteniendo una relación positiva con él. Generar un canal de contacto para una ocasional comunicación por redes como LinkedIn es una buena idea.

La cordialidad es siempre positivamente valorada al finalizar una relación laboral y demuestra que el compromiso de la compañía con el bienestar de los empleados es sincero y permanente. Cuando el trabajador siente que la empresa se ha preocupado por él a lo largo de todo su ciclo en la misma, este puede acabar convirtiéndose, incluso, en un embajador de marca. En definitiva, si integras de una manera adecuada el proceso offboarding puede formar parte de tu estrategia de fidelización de talento.