¿Cómo es el proceso de onboarding en una empresa? Descubre sus 5 fases

Con el fin de resolver todas las dudas posibles y reducir el estrés que produce enfrentarse a un nuevo puesto de trabajo, nace el proceso de onboarding. En este post vamos a contarte de qué fases consta un proceso de estas características y cómo pueden ayudarte a que tu incorporación sea más eficaz y fluida.

¿Qué es el proceso de onboarding?

Todos hemos sentido la incertidumbre, los miedos y las dudas al empezar en un nuevo puesto de trabajo. Es un momento extraño, ya que se mezclan todos esos sentimientos negativos con los positivos. Al empezar algo nuevo, también sentimos ilusión, motivación y ganas de superarnos. Pero pasar de un tipo de emociones al otro es muy fácil. Por eso, es muy importante cómo la empresa hace frente a estos primeros días en la incorporación de un nuevo integrante en el equipo.

Seguramente, ya hayas oído hablar de él, pero, de manera resumida, el proceso de onboarding consiste en ofrecer un acompañamiento a esta nueva persona para poder mostrarle el funcionamiento general de la compañía. Todo esto se hace, como te decía, con el objetivo de conseguir una mayor fidelización del talento y evitar la rotación en los equipos.

Así que, si estás postulando para un nuevo puesto de trabajo y la empresa te comenta que ofrecen/realizan una selección onboarding, queremos que sepas a qué se refieren exactamente. Pero antes, veamos qué beneficios tiene un proceso de onboarding para los candidatos.

Beneficios de un proceso de onboarding para el candidato

Conocer a tus compañeros/as

El onboarding te permite conocer, de forma más rápida, a los demás integrantes del equipo/departamento/empresa. Pero no solo a tus nuevos compañeros/as, sino también a los clientes antes de tratar con estos directamente.

Una adaptación más rápida y mejor

Este proceso permite una mejor adaptación, ya que desde el primer día tendrás un acompañamiento que te permitirá abordar el día de manera más cercana.

Aumentar la motivación

Si ya de por sí, cambiar de trabajo supone una mayor motivación, tener un proceso de onboarding puede ayudarte a mantener, o incluso aumentar, la motivación inicial de empezar un nuevo trabajo.

Menor estrés y nervios

Un buen proceso de onboarding te ayudará a tener una visión más clara de la compañía y tus funciones, y por lo tanto, podrás reducir ese estrés y nervios iniciales que, por otro lado, se experimentan la mayoría de las veces al hacer un cambio de empleo.

Mayor integración y sentimiento de pertinencia

El proceso de onboarding crea una sensación de pertinencia desde el día uno, ya que en todo momento estarán por ti. Además, supone una integración más rápida de los objetivos y propósitos de la empresa.

Este es un resumen de los beneficios del onboarding, pero si quieres saber más, en este post te los contamos en detalle.

Pero, ¿qué fases tiene este proceso para lograr todos los beneficios mencionados? Los vemos a continuación.

Las 5 etapas para conseguir un buen proceso de onboarding

1. Fase previa a la incorporación

Al contrario de lo que pueda parecer, el proceso onboarding no empieza cuando se firma el contrato, sino que empieza con la publicación de la oferta o con el primer contacto con un/una candidato/a en el caso del hunting. Ya desde esos momentos, las empresas deben preocuparse del proceso, ya que esto forma parte del employer branding.

Esta fase atañe a todas las acciones siguientes: cómo se realiza la llamada telefónica, la manera de atender dicha comunicación, cómo es la convocatoria, cómo se lleva a cabo la entrevista grupal o individual, cómo se aplican las pruebas psicotécnicas, cómo se atiende a las autocandidaturas, cómo se comunica la decisión final de contratación o cómo se organiza la misma, entre otros temas más.

Una empresa que use el onboarding en sus procesos de selección e incorporación de personal empezará a demostrarlo en esta fase.

Una vez finalizado el proceso de selección y antes de la incorporación, suelen pasar unos días. Este suele ser un momento en el que, como candidato/a, te puedes sentir un poco desamparado y con ciertas inseguridades. Por eso, la empresa mantendrá una comunicación fluida contigo, poniéndose a disposición, anticipando los próximos pasos y adelantando trámites.

2. La importancia del primer día

Este es un momento clave en el onboarding. En este día, puedes esperar que se hagan los trámites más administrativos: firmar el contrato y el resto de documentación, entrega del pack de bienvenida, entrega de información varia sobre la empresa y su funcionamiento, etc. Aunque también habrá actos más sociales: presentación de los/las compañeros/as, tanto del equipo como de otros departamentos, que te enseñen las instalaciones, etc.

También puede que en este día te presenten tu plan formativo de manera detallada, así como las personas que serán tu guía en cada momento de esta etapa formativa.

En definitiva, se trata de la etapa de bienvenida en su máxima esencia.

3. Etapa formativa

Después de los primeros días de presentaciones y de situarte, empezará tu etapa formativa. Pero esto no lo harás solo, sino que tendrás un mentor (también llamado “buddy”) que te acompañará durante el camino, ayudándote a resolver todas tus posibles dudas. Este buddy será tu referente para todo y te podrá acompañar desde 60 hasta 90 días. Según tu plan formativo, puede que tengas más de un mentor.

En esta etapa aprenderás desde conceptos básicos (funcionamiento empresa, medidas de seguridad, productos, servicios, etc.), hasta cómo funcionan otros departamentos ajenos al tuyo. Esto último te permitirá tener una visión más global de la compañía y te permitirá entender mejor todo su modus operandi.

4. Seguimiento y feedback

Después de los primeros días, más intensos, vendrá la fase en la que se te pedirá un feedback continuo para saber cómo estás, posibles dudas o sugerencias que tengas. En definitiva, servirá para medir tu adaptación al puesto y a la compañía.

Esta etapa es clave para que acabes de acomodarte en la compañía, así que no dudes en exponer todas tus inquietudes. Al principio, este follow-up será más a menudo, pero luego se irá espaciando en el tiempo, ya que se entiende que irás haciéndote cada vez más a la filosofía y manera de hacer de la empresa.

5. ¿Hay un cierre? Hablamos de onboarding continuo

Pasado un tiempo determinado, cada empresa decide cuánto tiempo considera necesario, se cerrará el proceso de onboarding propiamente dicho. Pero cualquier empresa que quiera fidelizar el talento sabe que no puede dejar de lado a sus trabajadores, por eso, la comunicación continua es vital para mantener una buena relación cono todos los/las colaboradores/as. Así pues, estaríamos hablando de una especie de “onboarding continuo”.

En definitiva, el proceso de onboarding es el acercamiento continuo de la empresa con el/la trabajador/a con el fin de que este último se sienta parte de la organización y viva una experiencia positiva en el proceso de adaptación. Y en un mercado laboral tan cambiante como el actual, tener políticas de empresa donde se ponga en valor a los/las trabajadores/as son necesarias para la salud de la misma y el bienestar de estos.

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