Éxito del uso de la firma electrónica con trabajadores

La transformación digital impulsa mejoras constantes para facilitar y agilizar los procesos administrativos. En Montaner, el equipo de sistemas es responsable de evaluar cualquier tecnología innovadora que beneficie a empleados, clientes y candidatos. Por este motivo, apostamos por la aplicación de la firma electrónica avanzada en la relación con trabajadores, una herramienta imprescindible para mantener la competitividad en el mercado actual.

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

La firma electrónica avanzada identifica al firmante y detecta cualquier cambio posterior de los datos firmados. Está vinculada al usuario de manera única y se crea por medios que el signatario mantiene bajo su exclusivo control. Este sistema garantiza la integridad y seguridad del contenido, asegurando que el documento no sufra alteraciones desde el momento de su formalización.

¿Cómo aplicamos el uso de la firma en la empresa?

Uno de los servicios que está cobrando mayor aplicación en las empresas es la firma digital de contratos y documentación. En un sector como el de los Recursos Humanos, la firma de cualquier tipo de documento está a la orden del día. Por este motivo, cuando surgió la oportunidad de digitalizar el proceso, la empresa priorizó su aplicación en la línea de trabajo temporal, ya que genera un volumen de documentación mucho mayor.

La firma digital se implementó durante el primer semestre de 2019 y, desde entonces, los resultados positivos son constantes. Actualmente, iniciamos mensualmente más de 3.000 contratos laborales que requieren firmas de ambas partes desde el inicio hasta la finalización de la relación laboral.

Beneficios de la firma electrónica para trabajador y empresa

La aplicación de esta tecnología genera resultados positivos medibles desde el primer semestre. El ahorro de costes y la mejora de la experiencia de usuario son evidentes en estas cifras:

• 18 minutos de ahorro en el tiempo promedio por cada contrato firmado.
• 5,4 minutos de ahorro de tiempo promedio de gestión por contrato al eliminar el manejo de papel.
• Reducción de 45 páginas por contrato. Algunos documentos de Prevención de Riesgos Laborales superan las 100 páginas.

Agilidad e inmediatez en los procesos

Al eliminar la necesidad de imprimir y gestionar documentos físicos, se produce un ahorro de tiempo significativo. La compañía puede disponer de la documentación al momento, sin posibilidad de pérdida, permitiendo que el equipo se dedique a tareas de mayor valor, como la atención personalizada al trabajador.

Movilidad y situación geográfica

La digitalización rompe las barreras geográficas. Clientes y trabajadores pueden formalizar contratos de forma remota y en cualquier momento desde un ordenador o teléfono móvil, sin necesidad de desplazamientos físicos a las oficinas.

Gestión centralizada y seguridad

El almacenamiento digital facilita el acceso y la consulta desde las áreas online para clientes y trabajadores. El sistema permite monitorizar en tiempo real el estado de cada documento, lo que aporta mayor control y eficacia en las operaciones de Recursos Humanos.

Responsabilidad con el medio ambiente y sostenibilidad

El gasto de papel y los costes de impresión eran elevados y poco respetuosos con el entorno. La firma digital optimiza los recursos y disminuye drásticamente el uso de consumibles, archivadores y tóner. Es un paso firme hacia la responsabilidad ambiental.

Un reto digital para las empresas

El mayor desafío para las compañías es gestionar el cambio. Las personas suelen mostrar reticencia ante nuevas rutinas o formaciones. Lograr una transición exitosa requiere comunicar las ventajas que otorga esta tecnología. 

El equipo percibe rápido los beneficios: menos carga administrativa, mayor seguridad y un sentimiento de liberación en las tareas diarias. La digitalización bien aplicada abre la puerta al futuro del trabajo.