Onboarding Digital para empresas: clave para integrar talento

El onboarding en empresas es el sistema de gestión de nuevas incorporaciones, que consiste en acompañar durante los aproximados dos primeros meses a ese nuevo perfil que se integra a la empresa. ¿Acompañar en qué sentido? Se trata de darle a esa persona todas las herramientas que necesite para que su adaptación sea más rápida, eficaz y confortable.

Cuando se lleva a cabo un proceso de selección, este no termina cuando se ha escogido al candidato, sino que termina cuando ese perfil se ha incorporado de manera exitosa al equipo. De eso es de lo que se ocupa el onboarding.

En resumen, el objetivo principal del onboarding es que el/la trabajador/a se integre a la organización lo antes posible. No se trata solo de enseñar la empresa al nuevo/a empleado/a o darle un manual de procesos. El onboarding fomenta la interacción de este nuevo/a trabajador/a con sus compañeros/as y superiores, para que así se pueda adaptar a su nuevo puesto con mayor facilidad.

Ya sabemos que, actualmente, vivimos en un mercado laboral en constante cambio. Pero dicha dinámica no debería verse reflejada en nuestros equipos, ya que la fidelización del talento sigue siendo una pieza clave para asegurar el éxito empresarial.

En este post te explicamos cómo diseñar un buen plan de onboarding para empresas. Acompaña a tus empleados y disminuye la rotación de personal.

¿Qué es el Onboarding para empresas?

Montaner cuenta con el llamado servicio de Selección Onboarding, dirigido a asegurar la integración de mandos intermedios y directivos/as que escogemos para nuestros clientes de la manera más efectiva posible. Este es uno de los mejores procesos de Onboarding como servicio innovador en el mercado, ya que garantiza el éxito de una nueva incorporación gracias al acompañamiento del nuevo mando y su orientación a la misión y propósito de la compañía del cliente.

Este servicio cuenta con el tándem ganador perfecto para el éxito: los equipos de Headhunting y Consultoría-Gestión del Cambio trabajan mano a mano en el servicio ‘Onboarding’.

La Selección Onboarding es el sistema que integra tanto el proceso de selección de personal para una empresa, como la adecuada integración del nuevo trabajador/a a su nuevo puesto de trabajo. Por lo tanto, tiene en cuenta todos los pasos para aumentar las probabilidades de éxito, ya que la selección de una persona no acaba cuando tienes al candidato/a, sino que termina cuando esa persona se siente integrada en su nuevo puesto y empresa.

¿Cómo hacemos el proceso de Onboarding?

Un equipo de consultores de Selección y Gestión del Cambio de Montaner trabaja de forma conjunta durante el proceso de reclutamiento, ayudándote en la toma de decisión del candidato/a final y acompañando presencial (en tus oficinas o en las nuestras) y telefónicamente a la persona escogida durante los siguientes 30 a 90 días, en función de la posición que ocupe.

Proceso clásico vs. nuevo proceso de ‘Selección Onboarding Montaner’

En un proceso de selección es clave seguir estos pasos para garantizar el mejor resultado:

• Realizar una adecuada detección de necesidades del cliente
• Elaborar una buena descripción de la posición, con una definición oportuna de la misión y principales contribuciones
• Producir un óptimo proceso de headhunting con una metodología específica y con un método estandarizado
• Ayudar a nuestros clientes en la toma de decisiones para la incorporación de la persona a su empresa

En Montaner sabemos que el éxito de un proceso de reclutamiento no termina con la elección de la persona adecuada. De aquí que el nuevo servicio de ‘Onboarding’ vaya más allá.

La integración en la empresa y el empoderamiento de la persona en el proyecto son aspectos fundamentales para que esta oportunidad (para la empresa y el candidato/a) sea un éxito. Por este motivo hemos diseñado este nuevo servicio que incorpora el ‘Onboarding’ en todos nuestros procesos de selección de Mandos Intermedios y Directivos, con la finalidad de que esta integración sea lo más efectiva posible y así garantice el éxito de esta nueva oportunidad.

Mientras que los procesos clásicos se limitan a los pasos 1 y 2 de la gráfica, en Montaner vamos más allá, con el diseño de un servicio redondo, que acompaña durante los 30 días posteriores a su incorporación al candidato/a.

Onboarding para perfiles directivos

En la incorporación de perfiles directivos, la metodología Onboarding es muy útil. Y es que se utilizan las nuevas tecnologías como herramienta para garantizar que, tanto en el trabajo remoto como en los procesos de selección, se cumple el objetivo de armonizar las necesidades y deseos de las empresas con los de las personas que empiezan a formar parte de ellas.

Para perfiles directivos, el ‘Onboarding’ va más allá

La pandemia ha aportado muchos cambios, entre ellos, nuevos intereses y necesidades tanto por parte de las empresas como de los candidatos/as. La selección Onboarding consiste precisamente en alinear las expectativas y objetivos de cada parte y crear una oportunidad de éxito para ambas.

A diferencia de una selección tradicional, el Onboarding va un paso más allá; a la definición de la candidatura, las entrevistas apreciativas y la elección de candidatos/as, se añade una tercera fase en el proceso de reclutamiento: el acompañamiento de esa persona durante los primeros 30-45 días tras su incorporación para garantizar su adaptación y forjar una relación mutua de confianza y satisfacción entre ella y la empresa. De aquí que, si se incluye el Onboarding desde el mismo proceso de selección directivo, la garantía de éxito aumente considerablemente, asegurando la integración y permanencia del nuevo empleado/a en la empresa. Pues, el Onboarding aumenta la productividad hasta un 70% y reduce al 80% la posibilidad de abandono.

La digitalización, un aliado en la integración del talento

En el contexto actual, un buen proceso de Onboarding online que se adapta a la digitalización del entorno laboral y la integración social del nuevo/a empleado/a, ayuda a convertir los retos de esta transformación acelerada por la pandemia en grandes oportunidades.

Muchas empresas encuentran mayor dificultad e inseguridad en la incorporación a distancia de un cargo de alta responsabilidad en su empresa. Con esta tendencia de Onboarding que ha implementado Montaner, adaptado totalmente al entorno online, se asegura que tanto sus expectativas como las de la persona que entrará a formar parte de su equipo están alineadas y de que esa persona empezará en la empresa con un soporte externo que le guiará y seguirá sus pasos para que su adaptación sea la deseada.

Siguiendo en el contexto digital, esta metodología Onboarding utiliza las nuevas tecnologías para garantizar que, tanto en el teletrabajo como en los procesos de selección, se cumple el objetivo de armonizar las necesidades e intereses de la empresa y de la persona, acompañándola tanto a nivel de conocimientos necesarios, como de su gestión emocional, reduciendo su estrés. 

Además, la digitalización beneficia a mantener el contacto entre personas que tan importante es en una incorporación. Poder hacer la presentación de compañeros/as a distancia, participar en reuniones con otros departamentos para ir conociendo a los diferentes equipos y sus objetivos, tener videollamadas de seguimiento con su responsable las primeras semanas de trabajo… son operaciones que, gracias al uso de las herramientas digitales, se pueden desarrollar de forma ágil y eficiente en cualquier empresa. Y, como es igual de importante mantener la socialización y no solo los aspectos relacionados con el trabajo, se puede sacar aún más partido a la era digital agendando cafés virtuales de desconexión o afterworks con compañeros/as y así empezar a cultivar un vínculo más estrecho con las personas de la nueva empresa.

Incorporar el talento de perfiles directivos en remoto

La transformación digital está a la orden del día. El uso de las nuevas tecnologías en los procesos de selección se estaba empezando a extender en muchas empresas, pero la pandemia ha hecho que se convierta en una necesidad.

Pese a que las entrevistas presenciales aportan una calidez especial, un proceso de reclutamiento completamente digital (onboarding digital) no solo puede ser igual de efectivo, sino que además ofrece algunas ventajas como la flexibilidad, la automatización de los procesos o la posibilidad de poder atender a un mayor número de candidatos/as.

Si a estos procesos a distancia, además, se aplica la mirada apreciativa, como sucede en procesos Onboarding, se tendrá una imagen mucho más completa sobre la persona entrevistada. Ya no solo serán sus cualidades, sino también sus habilidades y soft skills, junto con rasgos destacables de su personalidad, lo que acaben de completar su perfil.  También, a raíz del Covid-19, el uso de distintos canales para realizar videoentrevistas se ha extendido hasta superar un crecimiento del 150%. Esta evolución va ligada, al mismo tiempo, a las necesidades actuales del mercado, demandante de talento formado y experimentado en el mundo digital. Por lo que adaptarse a esta nueva realidad y sacarle partido es el nuevo objetivo para la evolución de cualquier empresa y completar su Plan de Bienvenida con Onboarding.

Por lo tanto, un proceso onboarding bien trabajado puede aportarle muchas ventajas a tu empresa.

Veamos, a continuación, algunos de los beneficios del onboarding más destacados:

Beneficios del onboarding en una empresa

1. Conocer a la nueva incorporación con profundidad

Ante todo, un proceso de este tipo, nos permite acercarnos más a la persona que acabamos de contratar y, por lo tanto, conocer mejor su modus operandi, sus virtudes y sus debilidades.

Gracias a esto, sabrás qué esperar exactamente de esta persona y cómo puede encajar en futuros proyectos y planes de acción. Sabrás asignarle mejor sus tareas, ya que habrás trabajado mano a mano con ella desde un inicio.

2. Le da un valor añadido a tu empresa

Contar con este proceso dota a tu empresa de una mejor imagen, ya que es un gesto que los/as trabajadores/as agradecen y valoran.

Si una persona nueva se siente acompañada y respaldada desde el primer día en su nuevo puesto de trabajo, su satisfacción será mayor. Y esto juega a favor de tu imagen empresarial.

3. Favorece el encaje de los valores, la misión y la visión de la empresa

Es decir, permite que la nueva incorporación se identifique antes con la filosofía de la empresa, ya que desde el primer momento tendrá una persona al lado que se encargará de transmitírsela.

Por lo tanto, podrá entrar en las dinámicas de la empresa con más facilidad y rapidez.

4. Aumenta la rentabilidad

Gracias al onboarding, la productividad del trabajador/a puede aumentar hasta un 70%. Al sentirse más a gusto y valorado, su rentabilidad se ve disparada, ya que todos los miedos e incertidumbres de los primeros días en una empresa disminuyen gracias al acompañamiento que se le ofrece.

Y, por supuesto, una elevada productividad se traduce en una mejor rentabilidad para tu negocio.

5. Aumenta las probabilidades de éxito de la incorporación

Es decir, con un proceso onboarding, conseguimos una mayor fidelización del talento.

Todos hemos sentido esa sensación de incertidumbre y miedo al incorporarnos a un nuevo puesto de trabajo. Pero imagínate que durante los primeros 45-65 días tienes a alguien a tu lado que te ayudará a entender todos los procedimientos y el funcionamiento de la empresa. Alguien que resolverá todas tus dudas. Alguien que, en definitiva, será tu guía en ese nuevo entorno. Esos miedos iniciales disminuirían de manera considerable, ¿verdad?

En cambio, si te dejaran un poco a tu suerte, quizás te sentirías perdido y la desmotivación empezaría a apoderarse de ti. Lo que se traduciría en un descontento con tu nuevo puesto y, por consecuencia, en una posible renuncia a este.

Según un informe de LinkedIn, hasta un 4% de los nuevos empleados/as que han tenido una experiencia negativa en su primer día dejan su puesto. En realidad, de media, el 22% de los cambios de trabajo se producen durante los primeros 45 días. Las causas son diversas: la realidad no se ajusta a sus expectativas, falta de acompañamiento, desinformación sobre el puesto, sentimiento de soledad, entre otras.

Por eso, este acompañamiento puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de la incorporación de un nuevo perfil a tu equipo.

6. Permite una mejor adaptación al equipo

Gracias al onboarding, la persona que se incorpore podrá conocer de manera más rápida y cercana a los demás miembros del equipo. Y esto, a su vez, facilita el trabajo en equipo. Lo que, a su vez, genera un mejor ambiente laboral.

7. Mayor productividad

Como ya venimos diciendo, otro de los beneficios del onboarding es que permite aumentar la rentabilidad de tu empresa. Gracias a él, el/la trabajador/a que se incorpora, estará motivado, se sentirá parte del equipo desde el primer día y reducirá el estrés que provoca una situación de este tipo. Todo esto se traduce en una mayor satisfacción y, por lo tanto, en una mayor productividad por su parte.

Estos son algunos de los más importantes beneficios que el onboarding puede aportar a tu empresa. Veamos ahora los beneficios para aquella persona que se incorpora:

Beneficios del onboarding en empresas para la persona que se incorpora

• Permite conocer, de manera más rápida, a las personas que forman parte de su equipo: compañeras/os, directoras/es y clientes, una prioridad cuando se inicia una nueva etapa profesional.
• Abordar el día a día con más cercanía, de una forma más natural, ya que desde el inicio tendrá una visión global de la compañía. 
• Mantener, e incluso aumentar, la motivación inicial de empezar en un nuevo puesto de trabajo. 
• Reducción del estrés provocado por los inicios en nuevos puestos de trabajo, ya que el acompañamiento le hará estar más tranquilo ante posibles dudas o imprevistos. 
• Sensación de pertinencia desde el primer momento, ya que se sentirá importante al estar acompañado durante su adaptación. 
• Adaptarse más fácilmente a los objetivos y propósito de la empresa, así como alinearse con los mismos de una manera más rápida y eficaz. 

La suma de todos los beneficios que venimos viendo dan como resultado una mayor probabilidad de éxito a la hora de mantener a esa persona en nuestro equipo. Por lo tanto, podemos decir que la principal ventaja de la Selección Onboarding es la disminución de la rotación de personal en tu empresa.

Como venimos diciendo, los primeros días en un nuevo puesto de trabajo pueden jugar a favor de la continuidad o no del personal. Por eso, este acompañamiento puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de la incorporación de un nuevo perfil a tu equipo.

En definitiva, la Selección Onboarding permite evitar varias de las causas de la rotación de personal, por lo tanto, es una herramienta efectiva para combatirla. Pero, ¿qué es la rotación y qué consecuencias tiene?

Rotación de personal

Ya sabemos que, actualmente, vivimos en un mercado laboral en constante cambio. Pero dicha dinámica no debería verse reflejada en nuestros equipos, ya que la fidelización del talento sigue siendo una pieza clave para asegurar el éxito empresarial. Así pues, la rotación de personal se da cuando no existe una continuidad de trabajadores/as, es decir, son contratados/as, pero tras un breve periodo de tiempo termina la relación laboral con estos. El cese puede ser voluntario (por parte del trabajador/a) o forzoso (cuando es la empresa la que decide terminar la relación laboral). En España se calcula que existe un 30% de rotación de personal, del cual el 21% es por voluntad propia, cifras que cada año van en aumento, sobre todo los ceses por voluntad propia.

La rotación de personal en una empresa tiene consecuencias muy negativas. Entre las que encontramos: un mal ambiente de trabajo, una mala imagen de empresa, desconfianza entre los/as trabajadores/as, coste económico o disminución de productividad. Sea como sea, la rotación de personal tiene un impacto negativo en tu empresa, por ello, primero de todo, es fundamental analizar las razones por las cuales esto suele ocurrir.

– No tener posibilidades de crecer profesionalmente

Si los/as empleados/as no tienen oportunidades de desarrollo se sentirán desmotivados y, si esta situación se prolonga, acabarán por dejar su puesto.

– Un mal clima laboral 

Necesitas crear un ambiente de trabajo agradable, en el que todos los miembros se sientan integrados.

– No sentirse alineado con los objetivos y valores de la empresa

Un/a empleado/a se sentirá más integrado si siente que comparte un proyecto común con el equipo y con la empresa, en general.

– Un mal proceso de reclutamiento e integración de la persona en la empresa 

Si no se hace un buen análisis del perfil que necesita tu empresa, tampoco se podrá hacer una correcta valoración de las candidaturas y, por lo tanto, las probabilidades de éxito se reducirán en gran medida. Pero, además, si un/a trabajador/a no se siente acompañado en sus inicios, no cuenta con una buena integración a su nuevo puesto de trabajo y empresa, su probabilidad de sentirse frustrado aumentará exponencialmente.

Cómo puede ayudarte la Selección Onboarding a reducir la rotación de personal

La Selección Onboarding es el sistema que integra tanto el proceso de selección de personal para una empresa, como la adecuada integración del nuevo trabajador/a a su nuevo puesto de trabajo. Por lo tanto, tiene en cuenta todos los pasos para aumentar las probabilidades de éxito, ya que la selección de una persona no acaba cuando tienes al candidato/a, sino que termina cuando esa persona se siente integrada en su nuevo puesto y empresa. El Onboarding se encarga de acompañar a dicha persona, dándole todas las herramientas que necesite para que su adaptación sea más rápida, eficaz y confortable. En resumen, el objetivo principal del Onboarding es que el/la trabajador/a se integre a la organización lo antes posible. No se trata solo de enseñar la empresa al nuevo/a empleado/a o darle un manual de procesos. El Onboarding fomenta la interacción de este nuevo/a trabajador/a con sus compañeros/as y superiores, para que así se pueda adaptar a su nuevo puesto con mayor facilidad.

Onboarding y Offboarding: opuestos relacionados

La entrada y salida de trabajadores en las empresas es una constante, pero, aun así, no siempre se gestionan de la mejor manera. En los últimos años, hemos visto que se ha empezado a cuidar la etapa del onboarding cuando hay una incorporación, pero sigue sin prestarse especial atención al llamado offboarding.

El ciclo de la vida del empleado tiene fecha de inicio y de finalización, eso no es ningún secreto. Sin embargo, son muchas las empresas que actúan como si este desenlace no se fuera a producir, despreocupándose del proceso de desvinculación laboral de sus empleados/as hasta que se materializa. Y esto es una pena, ya que cuidar el offboarding puede evitar problemas operativos y ayuda a preparar mejor el futuro de la compañía.

Podríamos decir que este proceso es el punto final al camino que empieza con el onboarding. La idea no es otra que facilitar la salida al trabajador/a y conseguir que la empresa no solo acuse los cambios, sino que incluso salga reforzada de los mismos. Por supuesto, la anticipación y la buena voluntad por ambas partes son esenciales para el éxito del proceso. De hecho, la complejidad de este proceso puede depender de varios factores, como: la razón de la partida o el puesto que ocupara la persona.

Aunque es habitual plantear una comparación entre los procesos de onboarding y offboarding, la principal diferencia radica en que en el primer caso se tiende a priorizar la satisfacción del empleado/a mientras que en el segundo se pone el acento en el futuro de la empresa. Esto, sin embargo, no implica descuidar las necesidades del trabajador/a, ya que la empresa tendrá en cuenta su bienestar laboral hasta su salida.

¿Cuáles son los objetivos del proceso de onboarding en una organización?

Los procesos onboarding nacieron con el objetivo final de facilitar la incorporación a la empresa a cualquier nuevo/a empleado/a. Y es que los primeros días en un nuevo entorno y puesto laboral son de suma importancia. La impresión que se lleve esta persona durante los primeros días determinará el éxito de su incorporación.

La inseguridad o la incomodidad durante el periodo de incorporación pueden hacer que la persona se arrepienta de haber empezado en ese puesto y decida dejarlo. Por el contrario, que una persona se sienta en sintonía con la empresa y sienta que su papel es importante en esta hará que las probabilidades de continuación sean altas. Es decir, los procesos de onboarding permiten disminuir la rotación de personal, entre muchos otros beneficios.

Qué elegir, ¿onboarding online o mejor onboarding presencial?

Cuando hablamos de procesos onboarding, podemos diferenciar entre los que se llevan a cabo de manera digital o virtual y los que se hacen de forma presencial. Hoy vamos a hablar de las principales ventajas de cada uno de ellos.

Diferencias entre el proceso onboarding online y el presencial

Cuando se organiza un onboarding digital se agiliza todo el proceso de acogida, ya que se disminuyen los tiempos necesarios para completarlo. Por ejemplo, la firma del contrato puede realizarse antes de la incorporación gracias a herramientas como la firma electrónica o el certificado digital. Así pues, gracias a la digitalización de procesos, hay varios puntos que se pueden agilizar y facilitar así los trámites.

Además, posibilita una mayor estandarización, automatización y optimización del proceso. Si ciertas fases del proceso, siempre que sean replicables en diferentes onboardings, se automatizan, minimizaremos la posibilidad de errores o inconsistencias.

Por otro lado, una selección onboarding digital facilita la organización. Cuadrar agendas con los/las candidatos/as será mucho más fácil, ya que reunirse online requiere de menos tiempo y preparativos. 

Por lo tanto, estamos hablando de un proceso fluido y rápido, que puede resultar más agradable y satisfactorio para los/las nuevos/as empleados/as.

Pero no es oro todo lo que reluce. Al final, no es lo mismo mirarse a través de una pantalla, que hacerlo a los ojos cara a cara. No es lo mismo gesticular solo con el rostro a distancia, que comunicar con todo el cuerpo. La presencialidad, en muchos casos, marca una gran diferencia frente a lo virtual.

La presencialidad puede ayudarnos a fortalecer de entrada el vínculo con las nuevas personas. La comunicación es más fluida y el lenguaje no verbal ayuda a entenderse mejor. Todo esto permite que conozcamos a la persona de una manera más completa, que si lo hiciéramos digitalmente. Y, probablemente, esta es la mayor ventaja que ofrece el proceso de selección onboarding presencial frente al online.

Ambas modalidades son buenas. Y la modalidad a usar dependerá de las necesidades y circunstancias de cada puesto y compañía.

Proceso de selección onboarding de Montaner

Desde Montaner tenemos clara la importancia del proceso de selección onboarding. Por eso, hace tiempo que lo impulsamos y hablamos de su papel. Además, a raíz de la pandemia, actualizamos nuestros procesos a un entorno 100% digital.

En la selección online, gracias a la mirada apreciativa, nos aseguramos de no perder detalle del perfil, aunque sea mediante llamadas virtuales. De hecho, este es uno de los aspectos que más destacan los/las candidatos/as directivos en busca de empleo a causa de su poca disponibilidad horaria.

Sin embargo, también entendemos que hay puestos y empresas que requieren de la presencialidad para que el onboarding sea efectivo. Te contamos, a continuación, un poco más sobre nuestra visión y manera de enfocarlo.

Tal como mencionábamos antes, ofrecemos tanto un servicio onboarding online como presencial, adaptándonos a cada caso y sus necesidades. Por lo tanto, no afirmaríamos que uno es mejor que otro, sino que se tiene que adaptar a las diferentes circunstancias.

Lo que sí podemos afirmar es que, sea presencial o digital, un proceso de onboarding es exitoso cuando las empresas entienden de su importancia y dedican tiempo y/o recursos para ello.

Proceso de onboarding en una empresa

Fases y plan de onboarding: diseño y pasos para las distintas etapas

Desde Montaner queremos asegurar el éxito en la integración de los perfiles que seleccionamos para nuestros clientes. Por eso, sin importar si se trata de un proceso online o presencial, hemos desarrollado un proceso de selección onboarding innovador. Un proceso que garantiza el acompañamiento de nuestro equipo consultor después de la incorporación de la persona seleccionada.

Pero nuestro proceso onboarding no solo se centra en el seguimiento tras la selección, sino que damos apoyo y orientación desde el inicio del proceso de selección, alienándonos siempre con la filosofía de cada compañía.

Los puntos clave para asegurar el éxito de la incorporación de la nueva persona son la integración de esta en la empresa y su empoderamiento. Por eso, en nuestros servicios de selección hemos incluido el diseño de una hoja de ruta de integración y acompañamiento, con el objetivo de ofrecer un servicio completo.

De esta manera, contamos con un equipo consultor de selección, uno de consultoría y otro de gestión del cambio que trabajan de manera conjunta para crear un proceso de selección onboarding enfocado al éxito. Estos equipos, además, trabajarán mano a mano con cada cliente durante todo el proceso: desde la selección, pasando por la toma de decisiones y hasta el acompañamiento a la persona seleccionada durante los primeros 45-60 días.

De hecho, hay 5 etapas diferenciadas en nuestros procesos de selección onboarding:

1. Consultoría previa a la selección
2. Dirección del proceso de selección
3. Acompañamiento en la negociación
4. Apoyo en la decisión final
5. Integración en la empresa

Bienvenida Onboarding para el primer día de trabajo

Del primer mes, quizás el día más importante y que más preparativos requerirá es el primer día.  Es un momento clave del proceso de onboarding. Durante ese día, se suelen hacer los trámites más administrativos (firmar documentación, entregar información sobre la empresa y su funcionamiento, etc.). Aunque también será un día más social, en el que se presentará la nueva incorporación al resto del equipo y de la empresa.

También puede que en este día te presenten tu plan formativo de manera detallada, así como las personas que serán tu guía en cada momento de esta etapa formativa.

Es decir, se trata de un día de bienvenida, en el que también podemos aprovechar para explicarle al nuevo/a trabajador/a su plan formativo durante el primer mes.

Onboarding durante la primera semana de trabajo

Es a partir del segundo día, cuando empieza la etapa más formativa. Desde los conceptos básicos (funcionamiento de la empresa, medidas de seguridad, productos, servicios, etc.), hasta cómo funcionan los demás departamentos para poder tener una visión global de la compañía.

Onboarding en el primer mes de trabajo

Esta etapa formativa no la harás solo/a, sino que tendrás un mentor (también llamado “buddy”) que te acompañará durante el camino, ayudándote a resolver todas tus posibles dudas. Este buddy será tu referente para todo y te podrá acompañar desde 60 hasta 90 días. Según tu plan formativo, puede que tengas más de un mentor.

En esta etapa aprenderás desde conceptos básicos (funcionamiento empresa, medidas de seguridad, productos, servicios, etc.), hasta cómo funcionan otros departamentos ajenos al tuyo. Esto último te permitirá tener una visión más global de la compañía y te permitirá entender mejor todo su modus operandi.

Después de los primeros días, más intensos, vendrá la fase en la que se te pedirá un feedback continuo para saber cómo estás, posibles dudas o sugerencias que tengas. En definitiva, servirá para medir tu adaptación al puesto y a la compañía.

Esta etapa es clave para que acabes de acomodarte en la compañía, así que no dudes en exponer todas tus inquietudes. Al principio, este follow-up será más a menudo, pero luego se irá espaciando en el tiempo, ya que se entiende que irás haciéndote cada vez más a la filosofía y manera de hacer de la empresa.

Durante los primeros 30 días, el nuevo integrante de tu equipo debe:

• Aprender a usar las herramientas necesarias para desarrollar su trabajo
• Sentirse a gusto y de acuerdo con la cultura y filosofía de la empresa
• Aprender acerca del producto y conocerlo en profundidad
• Completar una meta o un proyecto pequeño que haya estado estipulado para ser cumplido durante el periodo de 30 días sin ningún inconveniente

Pero siempre teniendo en cuenta que no debemos abrumarlo con demasiada información. Es importante que un/a empleado/a empiece a ser productivo desde un inicio, pero debes asegurarte de proporcionarle un flujo de trabajo manejable y en el que no se ahogue.

Todo este primer mes, estará acompañado de una fase constante de feedback, que nos servirá para ver cómo está la nueva incorporación, posibles dudas y cómo se va adaptando a su puesto y a la empresa.

En conclusión, el objetivo durante el primer mes debe ser facilitar la adaptación del empleado proporcionándole los recursos necesarios para que pueda desarrollar correctamente sus tareas.

Cómo hacer un buen plan onboarding: cosas que deberías tener en cuenta

Para asegurar que este primer mes sea un éxito, te dejo algunos tips que deberás tener en cuenta:

Instaura la figura de un buddy y un mentor

Es decir, asigna al recién incorporado/a un/a acompañante más veterano para que lo guie en la organización. Pero, ojo, no nos referimos a un mentor (esta es otra figura). Cuando hablamos de buddy, hablamos de una figura de más o menos un mismo nivel jerárquico y que le ayudará durante un período corto de tiempo y le facilitará su periodo de adaptación.

Cuando hablamos de un mentor, nos referimos a una persona con la que se establece una relación más formal y a medio y largo plazo, que le enseñará todos los procesos más técnicos gracias a su amplia experiencia profesional.

Prepara un welcome pack

Preparar un conjunto de utensilios con merchandising es un bonito detalle para que la nueva incorporación sienta el espíritu de la empresa y se sienta más parte de esta.

Asegúrate de que la nueva incorporación tiene todo lo necesario para trabajar desde el día 1

No hay nada más frustrante que encontrarte con que no sabes cómo hacer un procedimiento por falta de herramientas cuando llevas ya unos días en la empresa. Por eso, es importante que tengas claro todo lo que necesitará tu trabajador/a para sus tareas y se lo proporciones desde el día 1 (aunque quizás no lo use hasta el cabo de unos días). Si prefieres darlo de manera escalonada, asegúrate que no necesitará nada antes de lo que tú hayas previsto.

Agenda reuniones/cafés de bienvenida

Sobre todo, de cara al primer día, pero este tipo de encuentros pueden seguir teniendo lugar a lo largo del primer mes.

Ten preparado un documento interno de onbarding

Esto te ayudará tanto a ti, como a la nueva incorporación a seguir un plan y no olvidar nada por el camino.

De todas formas, para asegurar que los procesos de incorporación se ajustan a las necesidades de los/las nuevos/as trabajadores/as y a sus departamentos correspondientes deben ser procesos vivos, en constante evolución y flexibles para adaptarlos correctamente. Además, no olvides hacer un correcto seguimiento para garantizar que la información y las promesas que recibieron en su bienvenida son coherentes con su experiencia laboral real.

¿No sabes aún cómo enfocar tus procesos onboarding de manera adecuada? En Montaner llevamos tiempo trabajándolos, así que no dudes en contactarnos para que te asesoremos.

Onboarding después del primer mes de trabajo

A partir del segundo mes, el objetivo será que la relación laboral sea abierta y se haya generado un vínculo de confianza. Para ello es importante que la figura del mentor y del buddy, de la cual te hablamos en seguida, siga aún presente, así como las charlas de feedback. Pero, sin duda, el/la trabajador/a ya será más autónomo y habrá superado uno de los momentos decisivos en su incorporación a la empresa.

Beneficios más destacables de realizar un proceso onboarding con los/las nuevos/as trabajadores/as

Por un lado, te permite conocer a la persona con más profundidad, lo que te permite conocer su manera de trabajar, sus fortalezas y debilidades. Además, es una manera de que esta persona se identifique antes con lo valores, la misión y la visión de la empresa. Sin dejar de lado que aumenta considerablemente las posibilidades de que la incorporación sea un éxito y consigamos así, una mayor fidelización del talento.

Por otro lado, contar con un proceso de este tipo hace que la rentabilidad y la productividad de tu empresa aumenten y mejoren. Al sentirse más valorado y motivado, el/la trabajador/a, mejorará sus procesos de trabajo y de eso repercutirá directamente al funcionamiento del equipo y de la empresa.

Y no dejemos de lado, el hecho de que este tipo de bienvenidas ayudan a mejorar la imagen de una empresa de cara a futuros trabajadores/as, a los actuales y hasta de cara a clientes. Si una empresa cuida a sus empleados/as, es de esperar que también cuide a sus clientes, ¿no?

Todos estos beneficios no son cosa de un solo mes, por eso, decimos que el onboarding se inicia desde el proceso de selección hasta los primeros 90 días. Aun así, el primer mes es vital durante todo este proceso.

En definitiva, el proceso de onboarding es el acercamiento continuo de la empresa con el/la trabajador/a con el fin de que este último se sienta parte de la organización y viva una experiencia positiva en el proceso de adaptación. Y en un mercado laboral tan cambiante como el actual, tener políticas de empresa donde se ponga en valor a los/las trabajadores/as son necesarias para la salud de la misma y el bienestar de estos.